Quando tratar dos seus inventários… não invente.

O que lhe traz à cabeça a palavra “inventário”?

É provável que lhe traga a ideia de "trabalho", de "burocracia" e de "complexidade". E se for numa expressão como “realizar o inventário”, talvez a imagem se torne ainda mais específica, talvez algo semelhante à que está aqui ao lado.

Isto significa que se lhe aparecer um artigo sobre o tema “inventários”, poderia pensar que se destina somente a quem trabalha na área do armazenamento ou da logística. Ou então poderia pensar que… como dizer… que não vai ser o texto mais “emocionante” do mundo.
Bem, em primeiro lugar há que dizer que os armazéns e as unidades logísticas têm de facto de trabalhar muito com inventários, mas estão longe de estar sozinhas nessas tarefas. Na verdade, de uma forma ou de outra, toda a gente trabalha com inventários.

Qualquer empresa que vende produtos físicos tem inventário. Qualquer casa de habitação tem um inventário, nem que seja por motivos de seguro. Qualquer coleção tem um inventário. Até os jogos de computador têm inventários – que muitas vezes se tornam grandes focos de discussão, como no famoso simulador virtual Second Life.

Em segundo lugar, mesmo que o tema não seja "emocionante", o que não dá mesmo nenhuma emoção é acontecer-lhe precisar de um objeto ou produto e não conseguir dar com ele, seja no seu armazém ou na sua casa.

Em 2014, nos EUA, 43% dos retalhistas consideraram a gestão de inventário como o desafio n.º 1 do seu negócio – mesmo comparando com vários outros fatores, desde a contabilidade à inovação.
Fonte: Insightful Accountant

A questão é que trabalhar com inventários implica controlar vários tipos de ações. É necessário saber o que sai e quando sai, quando comprar e porquê, o que ficou guardado e onde…
Isto não significa que ter um inventário organizado seja difícil – bom, talvez no início – mas significa isso sim que se pode tornar muito complicado se não souber o que está a fazer.

Não se preocupe, este artigo foi criado para ajudar.
Está dividido em 5 linhas mestras. Lembre-se delas em qualquer caso, pois deverão ajudá-lo quer se trate dos inventários da sua grande empresa, da mercadoria da sua oficina caseira de artesanato, dos documentos guardados no seu sótão, ou até da sua mochila num qualquer jogo de aventuras.

1- O inventário existe para o ajudar
A primeira regra é que um inventário organizado é a única forma realmente eficaz que tem para avaliar com rigor aquilo que já tem e o que precisa de ter. Além disso, vai saber responder a qualquer dúvida com uma rápida consulta ao computador.
Tente não se esquecer disto, para que com o decorrer do tempo não ceda à tentação de facilitar neste tema.

2- Trate do assunto com(o) um especialista
Se contratar um serviço externo, ou um colaborador especializado para organizar o seu inventário, ou ambos, vai com toda a probabilidade concluir que foi um bom investimento.
Mas se não quiser ou não o puder fazer, dedique-se ao assunto de uma forma detalhada e altamente especializada. Ou seja, para ver resultados não poupe no tempo investido.

3- Investigue as últimas tendências
Não é por se falar de inventário que não se podem usar expressões que parecem saídas do mundo das artes. A verdade é que nos últimos anos surgiram várias teorias e práticas que conseguiram grandes resultados para as empresas. Por exemplo, os modelos que permitem ter os níveis de inventário sempre muito baixos (como os chamados “Just-In-Time” e “Theory Of Constraints”).
Numa frase, investigue. Ou, se preferir, esteja sempre atualizado.

4- Leve o trabalho a todas as áreas
Esta é umas das principais causas de falhas no inventário. É importante ter em conta que muitas vezes o inventário está ligado a múltiplas áreas. Alguns exemplos: Se opera a sua marca em vários canais, o seu inventário tem de estar preparado para se ligar e atualizar a todos; Se tem regras de inventário para o que vende na loja, aplique-as igualmente para as vendas do site; Se vende produtos compostos ou ‘kits’, tenha um inventário igualmente composto, para garantir que todos os componentes do ‘kit’ estão disponíveis quando o cliente os pede; Se faz muitas trocas e devoluções, tenha um processo agilizado de reintrodução no inventário; Ou ainda, se tem um inventário das suas coleções de livros e discos, atualize-o também sempre que empresta qualquer item...
Os exemplos podiam continuar. A questão é que este é um trabalho que deve ser amplo e abrangente.

5- Encontre a sua estratégia
Esta regra é mais simples de descrever, até porque se liga com todas as anteriores. Depois de aplicar os princípios mais gerais, tenha sempre em conta o fator pessoal. O seu caso específico, o seu contexto.
Quando for eficiente usar os paradigmas de uma grande empresa, faça-o. Mas se o que resulta para si é uma simples aplicação no telemóvel, use-a.
Em última instância, vai ser muito mais dedicado se sentir que está a trabalhar no seu inventário.

Precisa de um resumo destas linhas mestras? Basta-lhe consultar as últimas frases de cada uma:
Não facilite.
Não poupe.
Esteja sempre atualizado.
Seja abrangente.
Procure ter o seu inventário.


O título desde artigo é um jogo de palavras. Podia ter sido escolhido outro, como “Inventários controlados: sim ou sim?”,  ou mesmo “Leve o trabalho de inventário até às últimas consequências… para não sofrer as consequências”.
Mas este título tem uma mensagem mais direta, e é importante que ela fique consigo:
Se o assunto é inventários, deve inventariar, não inventar. E sempre de forma bem gerida e orientada.

No fim vai ver que os resultados desse esforço vão compensar em larga escala. E isso, é garantido, vai ser muito, mas muito “emocionante”.